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Durante los últimos meses, el estudio venía gestionando las citas con un sistema que funcionaba, pero que obligaba a la terapeuta a revisar tres pantallas distintas para confirmar una sola reserva. Las anulaciones de última hora se acumulaban y las pacientes hispanohablantes que escribían desde el móvil abandonaban el proceso a mitad de camino.

El objetivo de este proyecto no era añadir funciones nuevas, sino ordenar lo que ya existía. Trabajamos sobre el panel interno de reservas para que cada sesión de madero terapia, drenaje linfático o modelado corporal quedara registrada con el mínimo de pasos posible y con la información justa: zona a tratar, duración, aceite recomendado y notas de la paciente.

La primera decisión fue reducir el formulario de reserva a cuatro campos visibles. El resto de datos se completan después, durante la confirmación telefónica. También reorganizamos el calendario semanal por bloques de tratamiento, de modo que la terapeuta ve de un vistazo qué franjas están libres y cuáles requieren más tiempo por ser sesiones de pareja o programas posturales.

El cambio más notable llegó con la vista de recordatorios. Antes, las confirmaciones se enviaban de forma manual y dependían de la memoria. Ahora el panel agrupa las citas de los próximos tres días y genera un aviso automático con la dirección del estudio y el enlace para reprogramar. Esto redujo las ausencias sin aviso y dio a las pacientes la tranquilidad de saber que su espacio está reservado.

• Formulario de reserva reducido a cuatro campos esenciales.
• Calendario reorganizado por tipo de tratamiento y duración estimada.
• Recordatorios automáticos con opción de reprogramar desde el mismo mensaje.
• Vista única para consultar notas de cada paciente sin abrir ventanas adicionales.

La implementación se hizo por fases. Primero migramos los datos de las citas existentes, luego activamos el nuevo flujo para las reservas de prueba y finalmente lo abrimos a todas las pacientes. Durante las dos primeras semanas, la terapeuta anotó en papel cualquier incidencia; al cierre del mes, solo hubo que ajustar el horario de las sesiones de pareja, que necesitaban un margen mayor entre bloque y bloque.

El resultado no fue un panel más bonito, sino un proceso que se nota en el día a día. Las reservas se confirman en menos tiempo, las pacientes llegan con la información clara y el equipo dedica menos horas a tareas administrativas y más a preparar la sala y los materiales de madera.