Seasonal Booking Workflow

Durante los meses de mayor demanda, el estudio recibía reservas por teléfono, mensajes y correo sin un orden claro. Las sesiones se duplicaban, los huecos de agenda se perdían y el equipo perdía tiempo confirmando horarios. Necesitábamos un flujo que ordenara la entrada de peticiones sin cambiar la forma de trabajar de las terapeutas.

Diseñamos un proceso de reserva estacional dividido en tres fases. Primero, una ventana de solicitud abierta dos semanas antes de cada temporada alta. Segundo, una revisión manual de cada petición para ajustar duración, zona a tratar y preferencia de terapeuta. Tercero, una confirmación con recordatorio a las 48 horas previas, pensada para reducir ausencias sin presionar a la clienta.

La clave estuvo en las restricciones. Limitamos cada franja a un número concreto de sesiones diarias, reservamos bloques para clientas recurrentes y dejamos un margen de 20 minutos entre citas para ventilar la sala y preparar las herramientas de madera. Ese margen, que parecía un lujo, fue lo que más mejoró la puntualidad del resto del día.

• Ventana de solicitud de 14 días antes de cada temporada alta, con prioridad para clientas con plan de mantenimiento.
• Revisión manual de cada petición: duración, zona a tratar, preferencia de terapeuta y tipo de aceite.
• Confirmación por correo con recordatorio a las 48 horas y opción de reagendar sin coste hasta 24 horas antes.
• Margen fijo de 20 minutos entre sesiones para preparar la sala y evitar retrasos encadenados.

El resultado fue una agenda más predecible y menos tensión en recepción. Las duplicidades desaparecieron porque cada solicitud entraba por un único canal y quedaba registrada antes de confirmar. El equipo dejó de perseguir confirmaciones y las clientas valoraron saber con antelación si su horario estaba asegurado.

No fue un cambio tecnológico grande. Fue una decisión de orden: definir qué entra primero, cuánto espacio dejar entre citas y qué información necesitamos antes de decir que sí. Eso es lo que hace que una temporada alta se gestione sin improvisación.